Wie du abends einen sortierten E-Mail-Posteingang hast. Teil #3
Wie sieht dein Posteingang abends aus?
Leer, einige ungelesene und gelesene E-Mails oder unendlich viele? Im Grunde genommen geht es nur um dich und deine Empfindung. Wenn es für dich ok ist, dass du dein Posteingangsfach auch gleichzeitig als Archiv für deine E-Mails verwendest, dann ist das deine persönliche Entscheidung.
Allerdings kenne ich viele Menschen, deren überfüllter Posteingang die gleiche Wirkung auf sie hat wie ein mit Stapeln überladener Schreibtisch:
° Sie fühlen sich eingeengt.
° Sie haben keinen Überblick mehr.
° Sie fühlen sich einfach nicht mehr wohl.
° Sie wollen das E-Mail-Programm gar nicht mehr öffnen.
° Sie haben ständig das Gefühl, nie fertig zu werden.
Gründe für einen überfüllten Posteingang
Warum schaffen es einige nicht,
den Posteingang abends halbwegs leer zu haben?
Weil wir die Flut der E-Mails nicht richtig be- und verarbeiten. Mit diesem Phänomen verhält es sich ganz ähnlich wie mit unseren Stapeln am Schreibtisch. Das heißt,
° wir öffnen morgens Outlook,
° wir sichten nur unsere E-Mails,
° ärgern uns vielleicht über das eine oder andere E-Mail,
° einige E-Mails werden vielleicht gleich bearbeitet,
° das eine oder andere schon mal gelöscht,
° und schon wechseln wir wieder zu einer anderen Aufgabe,
° oder lassen uns vom Kollegen ablenken.
Das muss nicht sein! Denn mit der richtigen Methode kannst du es dir zur Gewohnheit machen, deine E-Mails systematisch abzuarbeiten.
Das Sofort-Prinzip im Überblick
Wie du das „Sofort-Prinzip“ effizient nutzt
Diese Methode eignet sich nicht nur für die Bearbeitung von Papierstapeln, sondern auch für die effiziente Bearbeitung deiner E-Mails. Und so gehst du am besten vor: Öffne nur vier bis sechs Mal am Tag deinen E-Mail-Account für rund 20 bis 30 Minuten.
Nun gehst du Schritt für Schritt deine neuen E-Mails durch und stellst dir bei jeder E-Mail folgende Fragen:
1/ Brauche ich diese E-Mail?
Überlege dir, ob du diese E-Mail wirklich benötigst. Welchen Zweck erfüllt sie? Falls es eine reine Information ist, dann nimm diese zur Kenntnis und lösche dann die E-Mail. (Achtung: Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für E-Mails sind zu beachten!)
Beispiel: Deine Kollegin informiert dich, dass sie heute früher nach Hause geht.
2/ Kann ich diese E-Mail in maximal drei bis fünf Minuten bearbeiten?
Die besagte E-Mail ist wichtig, daher wird sie nicht gelöscht. Schätze, wie lange du für die Erledigung brauchst. Wenn du nicht mehr als fünf Minuten benötigst, erledige es sofort und lege die E-Mail in deiner Ordner-Struktur ab (siehe Blog-Artikel „Endlich die passende Struktur für meine E-Mails“).
Beispiel: Ein Kunde benötigt von dir eine kurze Info zum aktuellen Projekt.
3/ Brauche ich länger als fünf Minuten für diese E-Mail?
Sollte die besagte E-Mail länger dauern: Schätze ab, wie lange du dafür brauchen wirst und vergib gleich ein Zeitfenster in deinem Kalender dafür. Die E-Mail kannst du bei diesem Termin elektronisch einfügen oder du druckst diese aus und legst sie in deinem Wiedervorlagesystem ab.
Beispiel: Einer deiner Kunden hat dir einen neuen Auftrag erteilt. Du sollst bis nächste Woche dein ausführliches Angebot zusenden.
4/ Muss ich diese E-Mail aufheben?
Wenn es sich um eine E-Mail handelt, die du aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder interner Regelungen aufheben musst, lege diese in dem entsprechenden Ablage-Ordner ab.
Beispiel: Ein Kunde erteilt dir den Auftrag für ein besagtes Projekt. Diese E-Mail schiebst du in den entsprechenden „Kundenordner“.
5/ Betrifft mich diese E-Mail überhaupt?
Die besagte E-Mail ist vielleicht für einen Kollegen bestimmt, dann leite diese an ihn weiter. Wenn du eine Assistentin hast, kannst du mit Sicherheit die eine oder andere E-Mail an sie weiterleiten. Oder einer deiner Abteilungsleiter ist für diesen Bereich zuständig, delegiere die E-Mail einfach weiter. Solltest du Solopreneur sein, wird das Weiterleiten und Delegieren an Kollegen eher nicht möglich sein.
Beispiel: Ein Kunde benötigt von dir eine kurze Info zum aktuellen Projekt.
Jetzt bist du dran
Mache dir täglich bewusst,
dass du die Zügel in der Hand hast.
Du bestimmst, wann und wie oft du dein E-Mail-Programm öffnest und deine E-Mails systematisch bearbeitest. Probiere es einfach aus und mache dir das Sofort-Prinzip zu deinem ständigen Begleiter. Du wirst begeistert sein und schon bald deine E-Mails gerne bearbeiten.
Zur Vertiefung kannst du noch den Teil #1: Umgang mit deinen E-Mails und Teil #2: Ordnerstruktur für deine E-Mails der E-Mail-Serie lesen, falls du es noch nicht getan hast :-). Ich wünsche dir wie immer viel Freude und Erfolg beim Umsetzen!
Herzlichst,
Angelika*
Ich bin Angelika Philipp
Unternehmensberaterin. Trainerin. Coach.
Ich unterstütze dich aus ganzem Herzen dabei, dich selbst & dein Unternehmen besser zu organisieren. Damit du entspannter arbeitest, Zeit gewinnst und Kosten sparst.
