Schritt für Schritt zur passenden Struktur für deine E-Mails. Teil #2
„Jedes Ding braucht einen fixen Platz!“
Diesen Satz kennst du bestimmt schon von mir. Er ist einer meiner Lieblingssätze! Und das hat ein paar gute Gründe. Denn dieser Satz …
- ist einer der Geheimnisse für eine nachhaltige Ordnung.
- ist verantwortlich für einen sortierten Posteingang und aufgeräumten Schreibtisch.
- gilt nicht nur für Gegenstände, sondern auch für deine E-Mails.
- spart dir einige Stunden Zeit pro Woche.
- lässt dich sofort finden, wonach du suchst.
- bietet dir eine gute Übersicht und Klarheit.
Warum sind die „Dauergäste“ noch im Posteingang?
Hast du dich schon mal gefragt, warum du so viele E-Mails im Posteingang hast?
– Weil du dich noch darum kümmern musst, hast aber keine Zeit.
– Weil du diese E-Mail vielleicht noch brauchst, weißt aber nicht, wohin damit.
– Weil du nicht weißt, ob das noch wichtig sein könnte.
– Weil du noch mit jemand Rücksprache halten musst.
>> Wirf doch mal einen Blick auf deine E-Mails und überprüfe, welche der Antworten auf dich zutrifft!
Warum eine gut durchdachte Struktur sinnvoll ist
Der Posteingang ist aus meiner Sicht nicht der richtige Platz, deine E-Mails zu verwalten. Auch wenn mir Kunden oder Kursteilnehmer gerne mit dem Gegenargument kommen: „Mit der Suchfunktion finde ich doch alles!“
Da gebe ich dir gerne recht. Dennoch solltest du berücksichtigen: Auch wenn E-Mails optisch weniger auffallen als die lästigen Papierstapel auf deinem Schreibtisch, sie haben eine ähnliche Wirkung auf uns. Umso wichtiger ist es, sich eine übersichtliche Struktur zu schaffen. Diese ermöglicht dir, dich gelassen und entspannt mit deinen E-Mails auseinanderzusetzen.
So entwickelst du deine passende Ordner-Struktur
Überlege dir, bevor du deine Ordner anlegst:
° Von wem bekomme ich welche E-Mails?
° Welche E-Mails kann ich in einem Ordner gemeinsam ablegen?
° Beschränke die Anzahl deiner Ordner auf sieben bis maximal zehn Ordner.
° Mit einer Nummerierung von eins bis sieben, max. 10 vor der Ordnerbezeichnung kannst du die Reihenfolge der Ordner bestimmen.
So setzt du Schritt für Schritt deine neue Struktur um
Schritt 1:
In deinem Posteingang tummeln sich voraussichtlich noch einige E-Mails, oder? Falls ja, dann empfehle ich dir, dass du einen Ordner namens „0_Früher“ oder „0_bis heutiges Datum“ z. B. „bis 30.08.2021“ anlegst und alle E-Mails aus deinem Posteingang hineinschiebst. Ja wirklich, mach das. Denn damit ist dein Postfach leer und dein altes E-Mail-Chaos verschwunden. Du startest quasi in eine neue Ära!
Schritt 2:
Du definierst nun die Anzahl und Bezeichnung deiner neuen Ordner. Lege diese unterhalb von deinem „Posteingang“ an.
Schritt 3:
Ab sofort bearbeitest du neue E-Mails (nach dem Sofort-Prinzip, das erfährst du im Teil #3) und verschiebst diese anschließend in die neu angelegten Ordner. Somit gewöhnst du dich an die neue Ordnung und verabschiedest dich von deiner alten Struktur.
Schritt 4:
Die alten E-Mails im Ordner „0_Früher“ oder „0_bis 30.08.2021“ gehören natürlich auch bearbeitet. Nimm dir dafür täglich rund 15 Minuten Zeit und verschiebe die Mails in die richtigen Ordner. Das eine oder andere Mail kannst du vielleicht sogar löschen. Wenn der Ordner „0_Früher“ oder „0_bis 30.08.2021“ leer ist, lösche diesen.
Ein paar Beispiele für eine neue Struktur
1/ Du bist Unternehmer oder Führungskraft, dann könnte deine Struktur so lauten:
Posteingang/
0_Früher (bis 30.08.2021)
1_Kunden
2_Lieferanten
3_Mitarbeiter
4_Buchhaltung (Finanzen)
5_Projekte
6_Verwaltung
7_Persönliches
8_Newsletter (zu lesen)
2/ Du bist Team-Assistentin, hast einen Chef und betreust alle Außendienstkollegen:
Posteingang/
0_Früher (bis 30.08.2021)
1_Chef
2_Außendienst-Kollegen
3_Dienstreisen
4_Projekte
5_Persönliches
6_Newsletter (zu Lesen)
3/ Du bist Bauleiter in einem großen Garten- und Landschaftsunternehmen:
Posteingang/
0_Früher (bis 30.08.2021)
1_Projekte
2_Lieferanten
3_Kollegen
4_Buchhaltung (Finanzen)
5_Persönliches
6_Newsletter (zu lesen)
4/ Für die Minimalisten reicht vielleicht diese einfache Struktur:
Posteingang/
0_Früher (bis 30.08.2021)
1_Erledigt
2_Zu bearbeiten
3_Warten
4_Newsletter (zu lesen)
Das erfährst du im Teil #3
E-Mails verarbeiten,
statt sie nur zu sichten.
Einer der größten Zeitfresser ist, dass wir ständig unsere E-Mails checken, ohne sie zu verarbeiten. Kein Wunder also, dass wir abends noch immer auf eine lange Aufgabenliste blicken und das Posteingangsfach noch immer voll ist. Mit der richtigen Vorgehensweise schaffst du es ganz leicht, abends deine E-Mails effizient bearbeitet zu haben. Wie das funktioniert, zeige ich dir im Artikel #3 aus der Serie. Und falls du Teil #1 der Serie noch nicht gelesen hast, hier geht’s zu den 12 einfachen Schritten für den richtigen Umgang mit deinen E-Mails!
Jetzt bist du dran
Finde deine ganz persönliche Struktur. Vielleicht in Anlehnung an deinen Aktenplan. Oder du entwickelst gemeinsam im Team eine einheitliche Struktur, falls dies sinnvoll ist. Du siehst schon, für die Struktur deiner E-Mails
gibt es nicht die Lösung, sondern nur deine persönliche Lösung.
Diese gilt es zu definieren und umzusetzen. Ich wünsche dir viel Freude und Erfolg dabei! Du wirst begeistert sein und schon bald die Entspannung spüren.
Herzlichst
Angelika*
Ich bin Angelika Philipp
Unternehmensberaterin. Trainerin. Coach
Aus ganzem Herzen unterstütze ich dich dabei, dich selbst & dein Unternehmen besser zu organisieren. Damit du entspannter arbeitest, Zeit gewinnst und Kosten sparst.
