5-Schritte-Fahrplan:
So vermeidest du die täglichen Ablenkungen
Warum wir uns so leicht ablenken lassen
Wir lassen uns alle 11 Minuten ablenken und von unserer aktuellen Aufgabe herausreißen. Kein Wunder also, wenn wir abends auf unserer Aufgabenliste nicht alle offenen To Do’s ausstreichen können. Wie denn auch, wenn wir es nicht mehr schaffen, konzentriert eine angefangene Tätigkeit zu Ende zu bringen. Und das ist alles andere als motivierend.
Meiner Erfahrung nach, resultierend aus zahlreichen Coachingterminen mit Kunden, haben sich folgende Beweggründe für die Unterbrechungen herauskristallisiert:
// Neugierde
Wir Menschen sind neugierige Wesen, das liegt in unserer Natur. Also schaue ich schnell nach, wer mir gerade eine Whats App geschickt hat oder ob die eingehene E-Mail die erhoffte Auftragsbestätigung einer Bestellung ist.
// Konzentrationsmangel
Es fällt uns immer schwerer, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Die vielen Einflüsse und Reize von außen aber auch unser innerliches Kopfkino verhindern, dass ich mit meiner ganzen Aufmerksamkeit bei der Sache bin.
// Ständige Erreichbarkeit
Die Kollegin steht plötzlich in der Tür, das nächste E-Mail popt auf, ein weiteres Whats App ertönt, das Telefon klingelt, Facebook & Co haben auch neue Infos für dich. Kommt dir das bekannt vor?
// Uninteressante Tätigkeit
Wer kennt sie nicht, die Aufgaben, die so gar keinen Spaß machen und trotzdem erledigt werden müssen. Da kommt jede Ablenkung wie gerufen. Und schon ist die Aufgaben auf später oder sogar morgen aufgeschoben.
// Helfersyndrom
Jemanden einen Gefallen tun, behilflich sein, eine Lösung für einen Kunden oder Mitarbeiter parat zu haben – da unterbricht man gerne seine Aufgabe. Denn dieses „Helfen“ bringt uns Anerkennung. Und Anerkennung ist ein so starkes Gefühl, nach dem sich jeder von uns sehnt.
// Fehlende Planung
Einfach darauf losarbeiten ohne die Prioritäten des Tages zu kennen. Dringendes vor Wichtigem erledigen. Lieber das tun, was mir gerade mehr Freude bringt. Nicht zu wissen, bis wann ich die Aufgabe eigentlich erledigt haben muss.
Kennst du deine Gründe, warum du dich immer wieder ablenken lässt?
Fällt es dir überhaupt auf, dass du ganz was anderes tust als geplant?
Hast du ein Gefühl dafür, wie oft du deine Arbeit unterbrichst?
Was tut die ständige Ablenkung mit uns
Diese zahlreichen Unterbrechungen sind enorme Energieräuber und erschöpfen uns. Sie sind dafür verantwortlich, dass wir abends k.o. sind und unbefriedigt in den Feierabend gehen. Weil …
- wir die wesentlichen Aufgaben nicht zu Ende gebracht haben.
- wir nicht in den sogenannten „Flow“ einer Aufgabe kommen.
- wir frustriert sind, kein Erfolgserlebnis zu haben.
- wir uns überfordert fühlen und keine Klarheit mehr bekommen.
Deshalb ist es so wichtig, ungestört eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Mittlerweile wissen wir ja, das Multitasking nicht funktioniert. Zahlreiche Studien belegen dies. Aus meiner Sicht müssen wir zwei Arten von Ablenkung unterscheiden:
Einerseits jene Störungen von „außen“, verursacht durch Telefonanrufe, Kollegen, die einfach im Raum stehen, Meetings, die vom Chef einberufen werden. Lieferantenbesuche, die nicht angekündigt waren.
Und andererseits unser „innerer“ Drang, schnell mal auf den sozialen Medien nachschauen, was sich gerade tut. E-Mails checken und die eine oder andere beantworten. Die Wäsche aufhängen, falls du zuhause im Homeoffice arbeitest. Die Liste ist noch längst nicht zu Ende…
Meine 5 Schritte gegen die täglichen Ablenkungen
Damit du dir der zahlreichen Ablenkungen bewusst wirst und auch lernst gegenzusteuern, habe ich heute diesen 5-Schritte-Fahrplan für dich. Ich praktiziere diese Schritte schon geraume Zeit und habe festgestellt, dass ich seitdem viel effizienter meine Aufgaben erledige, meine täglichen Arbeitsroutinen viel mehr reflektierte und mich täglich in Selbstdisziplin übe. Es ist nicht immer leicht, aber es funktioniert. Denn es ist eine Frage der Einstellung und der konsequenten Umsetzung.
Schritt 1 | Selbstreflexion
Es ist wichtig zu erkennen, wann genau du dich ablenken lässt. Was sind genau deine Gründe, dass du dich von der aktuellen Aufgabe herausreißen lässt. Welche Gewohnheiten hast du, die dich aus dem Konzept bringen lassen? Notiere dir mindestens einen Tag lag, besser ist eine Woche, jede Ablenkung und den Grund dazu.
Zum Beispiel: 11 Uhr, E-Mails gecheckt, weil neue Mail aufgepoppt ist. Oder 11:30 Uhr, Blick aufs Handy, weil neue Whats App eingegangen ist. Dies hilft dir, deinen Gründen auf die Schliche zu kommen. Das ist der erste Schritt zur Veränderung, denn nur so weißt du, wo genau du ansetzen musst.
Schritt 2 | Zeiten planen
Du bestimmt, wie du mit deiner Zeit umgehst und welche Aufgaben du in dieser Zeit erledigen möchtest, richtig? Also ist es wichtig, dass du deine Prioritäten schriftlich notierst und dir unbedingt eine Zeitdauer dafür überlegst. Du musst zum Beispiel ein umfassendes Angebot erstellen.
Überlege, wie lange du voraussichtlich dafür benötigst. Eine Stunde, zwei Stunden, vielleicht länger? Wann genau wirst du dieses Angebot erstellen? Trag die Aufgabe in deinen Kalender ein und gehe ein Commitment mit dir ein, dass du dies an dem besagten Tag erledigen wirst!
Schritt 3 | „Stille Stunde“
Du kennst sie vielleicht schon, die sogenannte „Stille Stunde“, die es dir ermöglicht, vollkommen fokussiert und konzentriert zu arbeiten. Ob es exakt eine Stunde ist, oder mehr oder weniger, ist ganz egal. Wichtig ist, dass du in dieser Zeit ungestört bist.
- Hänge ein Schild an die Tür „Bitte nicht stören – ich bin kreativ“,
- schalte alle Signaltöne am Handy, E-Mail & Co aus,
- leite dein Festnetz zum Kollegen um, wenn du einen hast,
- und informiere ihn, dass du nur in äußersten Notfällen gestört werden möchtest.
Ich bin ein regelrechter Verfechter dieser Methode, weil du in dieser Zeit unheimlich viele Aufgaben weiter bringst!!
Schritt 4 | 20-Minuten-Regel
Wir haben beim Schritt 3 von der Stillen Stunde gesprochen. Eine ganze Stunde voll konzentriert zu arbeiten, das ist eine Leistung! Falls dir 60 Minuten am Stück zu viel des Guten sind, dann empfehle ich dir, diese 60 Minuten zu dritteln. Da heißt, wir wenden jetzt die Pomodoro-Technik an: Du stellst dir einen Wecker für 20 Minuten, aber einen „richtigen“ Wecker und nicht dein Smartphone 😊.
Diese 20 Minuten versuchst du wirklich voll konzentriert an deiner Aufgabe zu arbeiten. Dann gibt es eine kurze Pause von ein paar Minuten: Glas Wasser trinken, ein Telefonat führen, raus aus dem Büro an die frische Luft, was auch immer du brauchst. Dann geht es zurück an den Arbeitsplatz für die zweiten 20 Minuten. Wieder eine kurze Pause, und auf zu den dritten 20 Minuten. Du wirst mehr als überrascht sein, was du alles in dieser Zeit schaffst!!
Schritt 5 | Selbstdisziplin
Das ist wohl die größte Herausforderung für uns alle, diszipliniert zu sein!!! Was genau heißt aber Selbstdisziplin? Für mich bedeutet es, dass ich genügend Durchhaltevermögen aufbringe, um meine gestecken Ziele zu erreichen.
Im Falle der „täglichen Ablenkungen“ übe ich täglich, meine aktuelle Aufgabe zu Ende zu bringen und erst danach neugierig in mein E-Mail-Postfach zu schauen, welche neue digitale Post ich erhalten habe. Es funktioniert, ehrlich! Denn diese Verhaltensänderung ist wie ein Muskel, den du trainieren kannst.
Jetzt bist du dran
Jeder von uns ist für sich selbst verantwortlich und weiß am Besten, was für ihn gut ist und was nicht. Sich täglich bewusst zu machen, dass wir unser Leben und die Entscheidungen selbst in der Hand haben, ist ein großes Geschenk. Selbststimmt zu sagen, ich mache es so oder doch anders. Aus meiner Sicht geht es genau darum.
Ich hoffe ich konnte dich mit meinen 5 Schritten dabei unterstützen, dass du deinen Alltag künftig effizienter gestaltest. Und natürlich wird es auch weiterhin Ablenkungen geben, das ist auch nicht schlimm. Die Frage ist nur, wie du in Zukunft damit umgehen wirst!
Alles Liebe und viel Erfolg beim Ausprobieren wünsche ich!
Herzlichst,
Angelika *
Ich bin Angelika Philipp
Unternehmensberaterin. Trainerin. Coach.
Aus ganzem Herzen unterstütze ich dich dabei, dich selbst & dein Unternehmen besser zu organisieren. Damit du entspannter arbeitest, Zeit gewinnst und Kosten sparst.
