Was du für deine erfolgreiche Selbstorganisation brauchst
Organisieren ist leicht, ehrlich. Denn der große Vorteil ist, du kannst es lernen, üben, anpassen, verändern, und vor allem davon profitieren. Was du dazu brauchst, ist ein für dich gut funktionierendes System. Individuell, einfach, auf dich und deine Bedürfnisse abgestimmt. Denn es gibt keine allgemeine Lösung, die für alle von uns passt. Es gibt nur dein System.
Was heißt Selbstorganisation überhaupt
„Gegenüber der Fähigkeit,
die Arbeit eines einzigen Tages
sinnvoll zu ordnen, ist alles
andere im Leben ein Kinderspiel.“
Johann Wolfgang von Goethe
Wer mich kennt weiß, dass ich Goethe und seine damals schon so modernen Ansätze äußerst schätze. Dieses Zitat hat es in sich und sagt alles aus, worum es geht. Aber ist es in unserer heutigen Zeit überhaupt noch aktuell? Schließlich ist seine Aussage rund 200 Jahre alt! Aus meiner Sicht ist das Zitat aktueller denn je.
So rasant wie unser Tagesablauf verläuft, brauchen wir einen roten Faden durch den Tag. Dieser Faden gibt dir Halt und Orientierung. Er zeigt dir den Weg, damit du alles erledigen kannst, was du dir vorgenommen hast.
Ziel der Selbstorganisation ist es, dass wir mit unserer Zeit ganz bewusst umgehen. Denn wir können nicht die Zeit managen, wir können nur uns selbst besser organieren! Damit wollen wir folgendes erreichen:
- Dinge und Aufgaben zeitgerecht erledigen.
- Es soll effizient sein, um die Zeit sinnvoll zu nutzen.
- Schließlich wollen wir den Tag stressfrei gestalten,
- mit viel Freude und Leichtigkeit sowie Freiraum für uns.
Die unangenehmen Folgen von Nicht-Organisation
Wer kennt sie nicht, die Nebenwirkungen, wenn es mal wieder nicht gut läuft. Einen wichtigen Termin vergessen. Eine immer näher kommende Deadline sitzt dir im Nacken. Der Autoschlüssel ist nicht zu finden. Der Akku des Handys ist fast leer und das Ladekabel ist nicht griffbereit. Die Aufgabe dauert doch länger als geplant. Hab ich die Zeit für meine Aufgabe überhaupt geplant? Die heutige Mittagspause fällt aufgrund des Zeitdrucks wieder aus. Die Einladungen für den Kindergeburtstags sind noch nicht gebastelt, …
Damit ist aber jetzt Schluss! Denn du kannst heute noch beginnen, die ersten Schritte in dein selbst organisiertes Leben zu setzen.
So fängst du am besten an, dein System zu etablieren
Wie der Name schon sagt, es geht um Selbst und Organisation. Also geht es um dich! Und nur du weißt am besten, was gut für dich ist. Den Schlüssel für dein organisiertes Leben hältst du bereits in deinen Händen. Die Tür aufsperren, öffnen und eintreten in ein entspanntes Leben, liegt ganz bei dir.
Damit dir dieser Schritt leichter fällt, habe ich heute meine Inspirationen zusammengetragen, die dich dabei unterstützen können. Lies einfach rein und schau, was davon Sinn für dich macht und dir dein Leben erleichtert:
// Dein Blick in die Zukunft
Bevor du loslegst, nimm dir ein paar Minuten Zeit, vielleicht mit einer Tasse Tee, und blicke in die Zukunft. Lass deine Vision entstehen! Was soll sich ändern? Wie möchtest du künftig arbeiten? Was ist dir wichtig, um entspannter zu leben? Was willst du endlich loslassen? Wie soll dein Leben künftig aussehen?
Du sehnst dich vielleicht danach, dass du morgens entspannter in den Tag startest, in Ruhe deinen Kaffee trinken kannst, pünklich aus dem Haus gehst und deine Arbeitstasche griffbereit ist? Notiere dir deine Gedanken und Stickworte und lass dein Bild von deiner neuen Zukunft sichtbar werden.
// Zurück in der „echten“ Wirklichkeit
Als nächsten Schritt komme wieder zurück in die Gegenwart und mache eine ehrliche Bestandsaufnahme. Wo genau sind deine Herausforderungen? Welche Gewohnheiten blockieren dich täglich? Warum lebst du noch nicht das Leben, welches du gerade in der Zukunft gesehen hast? So entlarvst du deinen größten Stolperstein, nämlich dass du zum Beispiel immer zu spät aufstehst.
Außerdem fällt dir auf, dass dein Handy, Autoschlüssel und Ladekabel keinen fixen Platz haben. Notiere all deine Gewohnheiten, die jetzt zum Vorschein kommen und dich blockieren. So wird dir klar, wo du ansetzen sollst.
// Schriftlich notieren ist angesagt
Unzählige Aufgaben und allerlei Dinge, die zu erledigen sind, schwirren im Kopf herum. Kennst du das auch? Schnell eine Notiz auf einem Post-it, ein weiterer Gedanke wird digital in einer App festgehalten, eine wichtige Telefonnummer auf der Tageszeitung notiert, weil kein Blatt zur Verfügung war. Du merkst worauf ich hinaus will?
Ja, du brauchst einen einzigen Ort, an dem alles festgehalten wird. Das kann ein Notizbuch sein, dein analoger Kalender, ein Ringbuch. Oder wenn du es digital liebst, eine App oder die Aufgabenverwaltung von Outlook, ganz egal. Wichtig ist, dass du es immer bei dir hast, dass es für dich funktional ist und du gerne damit arbeitest. So hast du einen guten Überblick über alle To-do’s.
// Lerne zu priorisieren und zu planen
Jede Aufgabe ist anders. Hier gilt es zu entscheiden, wie wichtig (Priorität) eine Aufgabe ist und wann (Planung) sie erledigt werden soll. Bei der Planung ist nochmals zu unterscheiden, dass jede Aufgabe noch zwei weiteren Faktoren unterliegt: Der Zeitdauer (also wie lange wirst du dafür brauchen) und aus dem Zeitpunkt (bis wann musst du sie erledigt haben). Manche To-dos sind schnell erledigt.
Zum Beispiel einen Rückruf tätigen, ein Medikament aus der Apotheke holen, einer Kollegin eine Umsatzzahl durchgeben. Andere ziehen sich über Wochen und bestehen aus vielen einzelnen Teilaufgaben. Es ist wichtig, dies zu erkennen und dass du ein Gespür dafür entwickelst zu unterscheiden, zu priorisieren und zu planen.
// Erledige deine To-dos und bringe sie zu Ende
Als nächstes geht’s an die tatsächliche Bearbeitung der jeweiligen Aufgabe. Du hast dir ja in den vorherigen Schritten deine Aufgaben notiert, dann priorisiert und sie in deinem Kalender geplant. Und so wirst du dich vielleicht heute Nachmittag oder Morgen Früh an deinen Arbeitsplatz setzen und zum Beispiel ein Angebot erstellen.
Für diese To-do hast du zwei Stunden geplant. Fokussiere dich nur auf dieses Angebot, Handy weg, Ton aus, Outlook schließen. Aber zwei Stunden am Stück durchgehend arbeiten schafft fast niemand. Ich stelle mir immer den Wecker für 30 Minuten, dann folgt eine fünf-Minuten-Pause, etwas trinken, kurz aufstehen, und dann die nächsten 30 Minuten konzentriert arbeiten. Wichtig ist, bring die Aufgabe zu Ende und fang erst dann die nächste an. C. Northcote Parkinson sagte damals schon:
„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus,
wie Zeit für ihr Erledigung zur Verfügung steht.“
Das ist was Wahres dran, findest du nicht auch?
// Den Tag abends reflektieren
Dran bleiben und immer wieder Zeit nehmen zum Innehalten und spüren, wie es dir geht. Das ist ein essenzieller Schritt für deinen Fortschritt. Du wirst erkennen, dass es an manchen Tagen sehr gut läuft, manchmal etwas zäher. Das ist normal. Denn der bewusste Schritt zur Selbstorganisation ist ein Entwicklungsprozess, der aus meiner Erfahrung immer weiter geht und sich verändert, vergleichbar mit dem Fluss des Lebens.
Wichtig ist, es fließen zu lassen und dein „neues“ System regelmäßig anzupassen. Achte darauf, dass du es dir dabei einfach machst, deine Erfolge feierst und stolz bist auf das, was dir alles gelungen ist!
Jetzt bist du dran
Hast du Lust bekommen, heute noch den ersten Schritt zu unternehmen? Um mehr Übersicht, Klarheit und Energie zu gewinnen. Deinen Kopf frei zu bekommen und deinen roten Faden zu spannen, der dir den Weg zeigt und dir Halt gibt. Lass mich wissen, wie du deinen Faden „spinnst“ und wie er sich anspürt!
Alles Liebe und viel Erfolg beim Selbst-organisieren wünscht dir
Angelika *
Ich bin Angelika Philipp
Unternehmensberaterin. Trainerin. Coach.
Aus ganzem Herzen unterstütze ich dich dabei, dich selbst & dein Unternehmen besser zu organisieren. Damit du entspannter arbeitest, Zeit gewinnst und Kosten sparst.
