Wie du deine digitale Ablage sinnvoll strukturierst

Geht’s dir auch oft so, dass du zig Mal am Tag nach Unterlagen suchst? Du weißt, dass du das Dokument abgespeichert hast, du kannst dich aber nicht mehr erinnern, in welchem Ordner? Dann geht es dir wie vielen anderen Menschen auch.​

Gründe für das Datenchaos

Vor dem digitalen Zeitalter hatten wir es nur mit der analogen Ablage zu tun. Das ist schon Arbeit genug, in die vielen Unterlagen und Papiere eine gute Übersicht zu bringen. Und jetzt, wo immer mehr das papierlose Büro in die Arbeitswelt einzieht, ist es umso wichtiger, sich eine klug durchdachte Struktur für die digitale Archivierung zu überlegen. Hinzu kommt noch die Herausforderung, dass wir nicht nur am PC Daten archivieren, sondern auch am Handy und Tablet.

Aus meiner Erfahrung sind dies die häufigsten Gründe für die chaotischen Laufwerke:

• Wir überlegen uns nicht im Vorfeld eine Ablagestruktur.
• Wir erarbeiten nicht im Team die Struktur, sondern jeder macht sein Ding.
• Wir legen keine Ablage-Spielregeln im Team fest.
• Wir speichern an mehreren Orten (PC, Handy, Tablet) Unterlagen ab.
• Wir löschen unnötige Dateien nicht regelmäßig.
• Wir legen einfach neue Ordner an, ohne zu überlegen.

Wieso es schwer fällt, eine gute Struktur anzulegen

Viele meiner Kunden fangen erst gar nicht an, an ihrer Struktur etwas zu verbessern, weil sie nicht wissen, wie und wo sie anfangen sollen. Sie verlieren schon vor dem Start ihren Mut und lassen es bleiben. Denn sie finden keine Antworten auf die Fragen,

• welche Struktur ist sinnvoll?
• wo lege ich was ab?
• was muss ich aufheben?
• wie fange ich am besten an?
• wie behalte ich den Überblick?
• was, wenn mich der Mut verlässt?
• wie kann ich es zügig durchziehen?

Daher nehmen sie (und ihr Team) es lieber in Kauf, täglich viel Zeit beim Suchen zu vergeuden! Und sich immer wieder ärgern, weil sie keinen Überblick haben und die Ablage wie ein nebulöses Ungeheuer erscheint.

Was eine gute Struktur ausmacht

Ein simples, aber sehr hilfreiches Anschauungsbeispiel aus dem Alltag soll dir zeigen, was ich meine: Es geht um den Besteckkasten in der Küchenlade. Ja, du liest richtig! Sie hat genau das, was eine gute Struktur ausmacht:

• Der Besteckkasten ist der passende Aufbewahrungsort für das Besteck.
• Es gibt für jede Kategorie (Löffel, Messer, Gabel, uvm.) einen fixen Platz.
• Jedes Familienmitglied findet sofort was er braucht und wo was hingehört.
• Die Einteilung ist eindeutig, übersichtlich und transparent.

Und genau diese Logik wollen wir mit der Ablagestruktur erzielen.

So erschaffst du eine kluge Ablagestruktur

Die digitale Ablagestruktur ist aus meiner Sicht so individuell wie wir Menschen selbst. Keine Ablage gleicht der anderen, weil jedes Unternehmen andere Prozesse und Arbeitsgebiete hat. Aber dennoch kann jeder anhand von ein paar Schritten eine Ordnung ins Datenchaos bringen.

Schritt 1

Sobald mehr als zwei Personen auf die Dateien zugreifen, ist es ratsam, die neue Struktur gemeinsam im Team zu erarbeiten. Und nicht jeder für sich wahllos und ohne Absprache einen Ordnerdschungel zu erzeugen.

Schritt 2

Sichte als nächstes deine (eure) digitalen Ordner: Mach dir gerne einen Screenshot oder notiere dir deine Ordner.

• Welche Bezeichnungen findest du? Ergeben sie einen Sinn?
• Würde ich mich in deiner Ablage zurechtfinden und
• binnen 2 Minuten das gewünschte Dokument finden?
• Wie viele Ordner am Laufwerk hast du? 10, 15, 20 oder mehr?

7 bis maximal 10 Hauptkategorien sollten es nur sein – nicht mehr. Denn sonst verlierst du die Übersicht. Es ist sinnvoller, zu den Hauptkategorien sogenannte Unterkategorien anzulegen. Das heißt, wir müssen einerseits eine sinnvolle Benennung aber auch eine Reduzierung der Ordner erreichen.

Schritt 3

Falls die vorhandene Bezeichnung der Ordner nicht stimmig oder eindeutig ist, lässt sich oft eine sinnvolle Benennung der Ordner von deinen Arbeitsprozessen ableiten. Du hast wahrscheinlich mit Kunden zu tun oder mit Lieferanten. Du bist Projektmanager und kümmerst dich um die Projekte im Unternehmen. Wenn du im Personalbereich tätig bist, hast du mit Mitarbeitern und der Verwaltung zu tun. Vielleicht bist du Fotograf(in) und verwaltest tausende Fotos.

Das heißt, jetzt geht es ans Anlegen der neuen Ordner-Struktur, allerdings ohne Inhalte. Idealerweise vergibst du für jede Hauptkategorie auch eine Nummer. Eine mögliche Struktur könnte so aussehen:

Hauptkategorie:
01_Kunden (Unterkategorie: 01.01_Amon, 01.02_Bauer, 01.03_Clausen,…)
02_Lieferanten (Unterkategorie: 02.01_Anrdt GmbH, 02.01_Brunner Metall,…)
03_Mitarbeiter
04_Marketing
05_Verwaltung
06_Mitarbeiter
07_Finanzen

Und hier ein Vorher-Nachher-Beispiel:

Schritt 4

Als nächstes machst du am besten ein Backup/Sicherung deiner Daten, bevor du mit der Umorganisation und dem Verschieben der Dateien beginnst. Lege dir auch eine Übergangsfrist fest, bis wann du (und dein Team) die neue Struktur mit den Dateien aus den alten Ordnern befüllt haben willst. Ich empfehle dir, es zügig durchzuziehen. Ein paar Tage sollten reichen.

Wenn ihr ein Team seid, dann ist es ratsam, einen Verantwortlichen festzulegen, der alles im Blick hat. Noch ein Tipp: Halte dich nicht mit „alten“ Dateien auf und vergeude deine Zeit nicht in der Vergangenheit. Du schiebst am besten jene Dokumente, die du aufheben musst, aber nicht mehr in Verwendung hast, in einen Archiv-Ordner.

Schritt 5

Wenn du all jene Dateien, die du aufbewahren willst und musst, aus der alten Struktur in die neuen Ordner verschoben hast, teste ein paar Tage, ob die Struktur sinnvoll für dich (euch) ist. Findest du rasch, wonach du suchst? Sind die Bezeichnungen eindeutig und selbsterklärend? Oder musst du da oder dort noch eine Umbenennung/Ergänzung vornehmen. Wenn du das Gefühl hast, es läuft, kannst du die alte Struktur, also die jetzt leeren Ordner, vom Laufwerk löschen. Keine Angst, es geht ja nichts verloren, sofern du eine Sicherung (siehe Schritt 4) gemacht hast.

Schritt 6

Um nachhaltig die neue Struktur einzuhalten, brauchst es vielleicht ein bisschen Zeit und Geduld. Schließlich handelt es sich um eine Änderung in deinen Abläufen und Gewohnheiten. Daher ist es ratsam, bei jedem Abspeichern zu kontrollieren, ob du die Dateien in den richtigen Ordnern abgespeichert hast. Denn du solltest auf jedenfall vermeiden, schnell einen neuen Ordner anzulegen, nur weil du nicht weißt wohin mit dem Dokument! Die neue Ablagestruktur ist jetzt dein neuer Besteckkasten, der dich bei der strukturierten Aufbewahrung deiner digitalen Unterlagen unterstützt.

Endlich ein guter Überblick

Das ist das Ziel einer jeder digitalen Ablage. Sie soll einfach aufgebaut, klar, transparent und übersichtlich sein. Und natürlich dich unterstützen, schnell und ohne Umweg zu finden, wonach du (und dein Team) suchst. Ich wünsche dir viel Freude und Erfolg beim Neuorganisieren deiner digitalen Ablagestruktur.

Herzlichst,
Angelika *

PS: Du willst nicht im Alleingang deine digitale Ablage in Angriff nehmen, dann komm in meinen neuen Online Workshop „Analoge & digitale Ablage strukturieren“, Di, 11.05.2021 von 17 – 20 Uhr! Ich freue mich, wenn du dabei bist!

Ich bin Angelika Philipp
Unternehmensberaterin. Trainerin. Coach

Hier findest du Inspirationen zu Selbstorganisation und Mindset. Mein Ziel ist es, dich auf deinem Weg in ein gut organisiertes Business und entspannteres Leben zu begleiten. Damit du mehr Klarheit und Freiraum für dich gewinnst.

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