Mein Erfolgsrezept für eine wirksame Zeitplanung

Wie ich meinen Tag plane und strukturiere

 

 

Kommt dir das bekannt vor?

Endlose Liste, Notizen auf unterschiedlichen Zetteln, zu viele Dinge im Kopf, immer mehr Aufgaben, nicht wissen, wo man anfangen soll! Am Ende des Tages geht man frustriert aus dem Büro und hat das Gefühl, nicht weitergekommen zu sein.

So ging es mir teilweise, als ich noch bis vor ein paar Jahren angestellt war. Ich wusste, mit dem Schritt in die Selbständigkeit brauche ich eine für mich gute Lösung, um alle Aufgaben effizient zu erledigen und meine Zeit produktiv zu nutzen.

Dazu habe ich mir ein paar Fragen gestellt:

  • Wie bringe ich die Aufgaben und meine Zeit unter einen Hut?
  • Worauf kommt es bei meiner Planung an?
  • Wie kann ich mir meinen Tagesablauf leicht machen?
  • Welches Tool unterstützt mich am besten dabei?

 

Meine größte Erkenntnis

Ich habe bemerkt, dass meine Zeit bisher für mich „nicht sichtbar war“. Sie verstreicht einfach so, Minute für Minute. Ich habe festgestellt, wenn ich die Zeit in Happen einteile, wird sie für mich greifbar und die Woche sowie der Tag bekommen eine Form, wie einen Rahmen. Dadurch wird die Woche und der Tag strukturiert und fassbar.

So bin ich zu dem Entschluss gekommen, ich werde meine Zeit in zwei Rubriken einteilen: In eine Wochen- und in eine Tagesplanung!

Ich plane also meine Woche im Voraus.
Davon leite ich täglich die Aufgaben für die einzelnen Wochentage ab.
So entsteht ein für mich gut funktionierendes Aufgaben-Zeit-Gerüst.

 

Die Wochenplanung

Meine Woche beginnt bereits am Sonntag. Diese wirkungsvolle Idee habe ich aus dem Buch „Der siebenfache Flügelschlag für die Seele“ von Wolfgang Held, das ich von meiner lieben Freundin Gabi Pühringer (www.art-mosphaere.at) geschenkt bekommen habe! Das hat den großen Vorteil, dass ich am Montagmorgen bereits weiß, was zu tun ist und ich produktiv an meine Aufgaben gehen kann.

Mit meinem Kaffee widme ich mich Sonntag vormittags meiner Wochenrückschau und meiner Wochenvorschau. Dabei beantworte ich folgende Fragen:

  • Was ist die Essenz der Woche?
  • Was ist gut gelaufen, was nicht – und warum?
  • Was waren die Highlights?
  • Was ist der Fokus für die neue Woche und
  • welche konkreten Schritte sind wesentlich?

Es ist immer wieder erstaunlich, was sich in einer Woche alles ereignet und wie viele positive Dinge passieren. Es zeigt mir aber auch, was nicht funktioniert hat. Ohne meine Aufzeichnungen würde ich vieles vergessen und nicht in Erinnerung behalten. Mit der Vorschau stelle ich mich gedanklich bereits auf die bevorstehende Woche, Aufgaben und Termine ein und kann meine Aufmerksamkeit und Energie bewusst dorthin lenken!

 

Die Tagesplanung

Bereits am Abend, spätestens in der Früh notiere ich in meiner Tagesplanung, was heute zu tun ist. Dabei starte ich mit einer Intention in den neuen Tag, wie zum Beispiel: „Heute fällt mir alles leicht!“ Die Aufgaben priorisiere ich anschließend und trage sie in den zeitlichen Raster Morgen/Vormittag, Mittag, Nachmittag/Abend ein.

Wichtig ist, dass ich mir für die Aufgaben eine geschätzte Zeitdauer notiere. So weiß ich, wie lange ich wofür brauchen werde und ob meine Planung überhaupt realistisch ist. Kürzere Aufgaben bündle ich gerne, weil ich damit in kurzer Zeit einiges von der Liste in einem Schwung abhaken kann.

Zeit für Pausen nehme ich mir immer! Denn ich habe festgestellt, durcharbeiten ist nicht produktiv, im Gegenteil. In den Mini-Auszeiten von 5 Minuten zwischen längeren Arbeitsblöcken lüfte ich gerne, mache ein paar Nackenübungen, fülle meine Wasserkaraffe auf oder drehe eine Runde im Garten. Mittags wird gekocht und in Ruhe gegessen, vorausgesetzt ich bin im Homeoffice.

Sobald eine Aufgabe erledigt ist, hake ich sie auf meiner Liste ab. Das ist ein wunderbares Gefühl. Es ist auch bewiesen, dass uns dies glücklich macht und motiviert, an die nächste Aufgabe zu gehen.

Abends werfe ich immer einen Blick auf meinen Tag und reflektiere:

  • Was habe ich alles geschafft?
  • Was habe ich nicht geschafft und warum nicht?
  • War alles wichtig in meiner Liste?
  • Was muss ich morgen oder zeitnah erledigen?
  • Was kann ich komplett streichen?

 

Mein Planungs-Tool

Wie du siehst, bin ich der „analoge Typ“ und notiere händisch meine Aufgaben und Notizen. Ich habe das eine oder andere digitale Tool probiert, vergebens. Für mich ist dieser Weg effektiver, einfacher und es macht mir mehr Freude, mit Stift auf Papier zu schreiben, als ins Handy zu tippen.

 

Zeitplanung

 

Planung braucht Freiraum

So sieht meine Planung aus, wenn alles super läuft und nichts Unvorhergesehenes dazwischenkommt. Darum ist es wichtig, genügend Puffer zu lassen, um rasch reagieren zu können und ein bisschen flexibel zu bleiben.

Ebenso habe ich gelernt, auf die Signale meines Körpers zu achten: Sind meine Augen müde, bin ich nicht kreativ, fällt mir zu meinem Blogartikel nichts ein – dann mache ich eine Pause!

Mittlerweile finde ich mich damit ab, dass nicht jeder Tag gleich ist. Mal bin ich produktiver und alles geht leicht von der Hand. Mal geht wenig und einige To-dos sind abends noch nicht abgehakt. Ich habe mich davon gelöst, alles erledigen zu müssen!

„Morgen ist auch ein Tag“, sag ich mir dann. Mir geht es besser, wenn ich den Druck rausnehme und darauf schaue, was ich alles geschafft habe!

Wichtig ist aber für mich,
das Wesentliche erledigt zu haben!

 

Jetzt bist du dran

Ich hoffe, ich konnte dich mit meiner Herangehensweise ein bisschen inspirieren. Lass mich gerne wissen, wie du deine Aufgaben und deine Zeit planst! Solltest du an den zwei A4-Vorlagen Interesse haben, sende mir gerne eine E-Mail an und ich maile dir kostenlos die beiden Dokumente zu.

Herzlichst
Angelika *

Ich bin Angelika Philipp
Unternehmensberaterin. Trainerin. Coach

Hier findest du Inspirationen zu Selbstorganisation und Mindset. Für mehr Zeit, mehr Freiraum, mehr Struktur – für dich & dein Business.

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