Endlich das E-Mail-Aufkommen im Griff haben.
Mit diesen 12 einfachen Schritten gelingt dir das.
Teil #1


„Mal ehrlich, wie viele E-Mails hast du gerade im Posteingangsfach?“


Warum wir die elektronische Post nicht in den Griff bekommen

° Wir sind den ganzen Tag online.
° Wir glauben, etwas zu verpassen.
° Wir lassen uns vom Medium „elektronische Post“ beherrschen.
° Wir denken, ständig erreichbar sein zu müssen.
° Wir machen uns keine Gedanken über unser Verhalten.
° Wir wissen nicht, wie wir methodisch richtig vorgehen können.

Das ist mitunter DER Grund, warum wir so viel Zeit mit E-Mails vergeuden: Wir kennen den richtigen Umgang damit nicht.


12 Schritte, wie du methodisch richtig vorgehst

1. Reflektiere dein E-Mail-Verhalten
Selbstreflexion ist der erste Schritt zur Veränderung! Beobachte für ein paar Tage deinen Umgang mit den elektronischen Nachrichten. Stelle dir folgende Fragen: Wann gehst du morgens online? Wie oft am Tag liest du deine E-Mails? Wie oft sichtest du die gleiche E-Mail, ohne sie zu be- und verarbeiten? Wie viele E-Mails erhältst du am Tag? Wie gehst du mit To-dos, die sich aus den E-Mails ergeben, um?

Welche Erkenntnisse hast du daraus gewonnen? Jetzt weißt du, wo du ansetzen kannst!

2. Beginne den Tag offline
Starte deinen Arbeitstag mit einer deiner Prioritäten. Erst danach liest du deine elektronische Post. Das hat den Vorteil, dass du bereits eine wichtige Aufgabe an diesem Tag erledigt hast.

3. Führe Öffnungszeiten ein
Warum nicht auch dein Postfach mit Öffnungszeiten versehen? Du bestimmst doch über deinen Arbeitsalltag, oder nicht? Also legst auch du fest, wann du deine Nachrichten liest. Zwei- bis maximal viermal pro Tag reicht völlig aus. Dafür nimmst du dir rund 20 bis 30 Minuten Zeit und arbeitest deine E-Mails konzentriert am Stück ab.

4. Deaktiviere alle Ablenkungen
Lasse dich nicht ständig ablenken und aus deiner aktuellen Aufgabe herausreißen. Schalte den Signalton in deinem Programm aus und deaktiviere das Eingangsbriefchen in deinem Mail-Programm. Die ganz Konsequenten unter uns schließen nach Bearbeitung der E-Mails das Postfach.

5. Gehe sparsam mit E-Mails um
Bedenke: Je mehr E-Mails du schreibst, umso höher ist auch das Aufkommen in deinem Eingangsfach. Nach dem Motto: Aktion erzeugt Reaktion! Wie viele E-Mails am Tag schreibst du? Ist wirklich jede nötig, oder ist es reine Gewohnheit, „schnell“ noch eine Nachricht zu senden?

6. Nimm das Telefon zur Hand
Ein Anruf spart 100 E-Mails, heißt es. Wie oft betreiben wir E-Mail-Ping-Pong, bis wir am Ende doch den Hörer in die Hand nehmen, um die Angelegenheit zu klären? Überlege vor dem Schreiben, ob ein Anruf nicht doch die effizientere Art und Weise ist, dein Anliegen zu vermitteln.

7. Führe ein E-Mail-Budget ein
Was wäre, wenn jede E-Mail einen Euro kosten würde und du zum Beispiel nur ein Budget am Tag von 20 Euro zur Verfügung hättest? Stelle ein Sparschwein auf deinen Schreibtisch. Wenn du mehr als 20 E-Mails schreibst, dann landet pro weiterer E-Mail 1 Euro in der Spardose.

8. Schreibe nur ein Thema pro E-Mail
Du erhältst eine E-Mail; in dieser sind drei Themen behandelt. Alle drei Themen sollst du erledigen. Du kannst aber alle drei Aufgaben nicht an einem Tag abarbeiten. Also bleibt die E-Mail so lange in deinem Postfach „hängen“, bis du alles fertig gemacht hast. Das ist nicht effizient. Schließlich wollen wir unsere elektronische Post so rasch wie möglich abarbeiten.

9. Formuliere eine aussagekräftige Betreffzeile
Als Ergänzung zu Schritt 7: Je klarer du die Betreffzeile formulierst, umso einfacher ist es für den Adressat. Textexperten raten, maximal sechs Wörter in der Betreffzeile zu verwenden.

10. Nutze sinnvolle Spielregeln wie EOM
EOM steht für „end of mail“. Das ist eine wunderbare Abkürzung, die du z. B. in deiner Abteilung einführen kannst. Und so geht’s: Wenn in einem E-Mail-Verkehr alles gesagt wurde, dann schreibe am Ende der Betreffzeile EOM. Somit weiß der Adressat, dass du keine Antwort auf die E-Mail mehr erwartest. Natürlich musst du diese Spielregel vorab in deinem Team und mit deinen Geschäftspartnern klären.

11. Überdenke deine Adressaten
cc und bcc sind hilfreich. Oft übertreiben wir es aber damit. Frage dich: Wer braucht wirklich welche Info? Wie setzt du cc und bcc in deinem Unternehmen sinnvoll ein? Gibt es dafür eine genaue Spielregel, wie du im Team diese Kürzel verwendest? Falls noch nicht, empfehle ich dir, dies beim nächsten Meeting nachzuholen. Die Mitarbeiter werden es dir danken, hier Klarheit und eine genaue Anweisung zu bekommen.

12. Sende einen Link statt Dateianhänge
Statt unnötiges Datenvolumen zu verschwenden, ist es sinnvoller, einen Link zu versenden, unter welchem das entsprechende Dokument zu finden ist. Das spart auch das mehrmalige Abspeichern ein und derselben Datei. Der Empfänger braucht nur dem Link zu folgen und kann so auf das Dokument zugreifen.

 

Das erfährst du im Teil #2:

Jedes Ding braucht einen Platz! Das gilt nicht nur für Gegenstände, sondern auch für deine E-Mails. Der Posteingang ist aus meiner Sicht nicht der richtige Platz, deine E-Mails zu verwalten. Wie du eine passende Struktur für deine E-Mails schaffst, liest du im Artikel #2 aus der Serie!

Fazit
Klingt doch alles ganz leicht, oder? Und dennoch fällt es uns so schwer, konsequent zu sein. Fange mit einem Schritt an und halte diesen mindestens 3 Wochen durch. Dann kommt der nächste sinnvolle Schritt für dich. Fange heute noch an, schließlich geht es um deine Zeit!

Ich wünsche dir viel Freude beim bewussten Umgang mit deinen E-Mails!
Herzlichst Angelika*
Ordnungsspezialistin, Organisationscoach & Raumgestalterin

PS:
Wie immer freue ich mich über dein Feedback und deine Erfahrungen in den Kommentaren!