6 wirksame Schritte für dein entspanntes Arbeiten.
Wie wäre es, wenn du abends deine To-do-Liste abgearbeitet hättest und so gut wie alle To-do’s mit einem Häkchen als erledigt versehen könntest? Klingt super, oder? Ist es auch. Aber den meisten von uns gelingt dies nicht. Die Gründe dafür sind zahlreich:
- Jeder Berufstätige hat mehr als genug zu tun, keine Frage.
- Aufgaben über Aufgaben prasseln täglich an uns heran.
- Die To-do-Listen werden immer länger und unübersichtlicher.
- Das zermürbende Gefühl, nie fertig zu werden, schwelgt den ganzen Tag in dir.
- Abends Zuhause angekommen, schwirren die offenen Baustellen im Kopf herum.
- Viele Menschen können nicht mehr abschalten und haben teils schlaflose Nächte.
Die Verbindung zwischen Aufgaben und Zeit
In meinen Coachings stelle ich immer wieder fest, wie viele Menschen noch immer ohne Plan in den Tag starten. Damit meine ich, dass sie nicht mal eine Aufgabenliste führen. Auf irgendwelchen Zetteln oder Post-it’s stehen Dinge, die sie irgandwann erledigen sollten. Dazu kommt noch, dass sich viele von uns von ihren E-Mails und anderen Ablenkungen den Tag diktieren lassen.
Somit reagieren sie nur statt aktiv zu agieren!
Der Tag hat 24 Stunden – das ist für alle Menschen gleich. Das ist fair. Somit haben wir alle die gleichen Voraussetzungen, wie wir mit unserer wertvollen Zeit umgehen. Das heißt, unser Zeitbudget ist pro Tag begrenzt, egal ob du angestellt bist, halbtags oder Vollzeit arbeitest oder selbständig bist. Eine gewisse Stundenzahl brauchst du für deinen Job. Es gilt,
dein für die Arbeit zur Verfügung stehendes Zeitbudget
mit deinen Aufgaben in Balance zu bringen!
Was meine ich damit? Stell dir eine schöne, alte Apothekerwaage vor. Mit zwei Waagschalen und Messinggewichten. Auf der einen Waagschale ist dein Zeitbudget, auf der anderen Waagschale deine Aufgaben. Ziel ist es, diese beiden in eine gute Balance zu bringen, sodass im besten Fall die Waagschalen austarriert sind. Welchen gut funktionierenden Weg ich herausgefunden habe, in meinen Coachings und für mich persönlich gehe, zeige ich dir anhand von 6 wirksamen Schritten. Und keine Panik, es ist nicht schwer und du musst nicht Pharmazie studiert haben :-)!
Der 6-Schritte-Weg zu deiner Aufgaben-Zeit-Balance
In den letzten Jahren habe ich viel probiert und getest, meine Aufgaben produktiv zu erledigen. Dabei ist mir eines klar geworden, ich brauche ein für mich funktionierendes System, meine Arbeitszeit mit meinen Aufgaben zu koppeln. All zu oft habe ich mich verzettelt, mit To-dos in den Tag gestartet, die gar nicht relevant waren, mir aber mehr Freude bereitet haben. Was war das Ergebnis? Richtig, am Abend konnte ich kaum etwas auf meiner To-do-Liste streichen, dafür war die Liste für den nächsten Tag noch länger. So wollte ich nicht weiter arbeiten und meine Zeit vergeuden. Meine Erkenntnis sind 6 Schritte, die ich schon eine Zeit lang anwende und auch erfolgreich mit meinen Coachingkunden erarbeite.
Schritt 1 | Aufgaben notieren
Du kannst dir all deine To-dos nicht merken, das kann niemand. Daher ist es absolut notwendig, dass du eine Liste mit deinen Tätigkeiten führst, und zwar nur eine Liste! Es ist egal, welches Medium du dazu benutzt, analog oder digital. Wichtig ist, dass du eine einzige Sammelstelle dafür hast. Sie bietet dir einen Überblick. Du weißt, was du bis wann zu erledigen hast. Du kannst nichts vergessen und es beruhigt unheimlich!
Schritt 2 | Prioritäten festlegen
In deiner Aufgabenliste stehen bestimmt nicht nur zwei oder drei, sondern zahlreiche Dinge. Jede dieser Aufgaben hat eine Deadline. Also einen Zeitpunkt, bis wann du sie erledigen musst. Somit ist es notwendig, dass du jene Aufgaben zuerst erledigst, die eine frühere Deadline haben. Frag dich, was von deinen Aufgaben musst du heute unbedingt erledigen, welche sind die Golden Nuggets, die du heute in deiner Liste abhaken möchtest.
Schritt 3 | Aufgaben mit Zeitdauer versehen
Das ist aus meiner Sicht der Knackpunkt, den viele vergessen. Das ist der Schritt zum Erfolg. Denn jede Aufgabe hat nicht nur einen Zeitpunkt, bis wann sie erledigt sein muss (Deadline), sondern auch eine Zeitdauer. Hier gilt es herauszufinden und abzuschätzen, wie lange du für die verschiedenen Tätigkeiten brauchst. Es gibt Aufgaben, die hast du in zehn Minuten erledigt, für andere brauchst du mehrere Stunden oder sogar Tage. Denke an die Apothekerwaage: Wir wollen die Aufgaben mit dem zur Verfügung stehenden Zeitbudget erledigen!
Schritt 4 | Aufgaben in Teilschritte teilen
Wie in Schritt 3 schon erwähnt, gibt es große Aufgaben, die viel Zeit brauchen. Was dir hier hilft ist, diese große Aufgabe in die nötigen Teilschritte zu zerlegen und genau zu benennen. Zum Beispiel: Die Erstellung eines neuen Marketingkonzepts besteht aus zig Teilschritten und du brauchst bestimmt mehrere Tage oder Wochen zur Erledigung. Überlege dir immer bei so großen Herausforderungen, welche Teilschritte gibt es überhaupt, wann musst du welchen Teilschritt erledigen (Priorität)? Wie lange brauchst du dafür?
Schritt 5 | Pausen konsequent planen
Den ganzen Tag durchzuarbeiten, schaffen die wenigsten und macht auch keinen Sinn. Du verlierst immer mehr an Energie und Kraft. Daher empfehle ich dir, zwischen deinen Aufgaben kurze Pausen einzuplanen (aufstehen, ein paar Kniebeugen, Augen vom Bildschirm abwenden und zwinkern, trinken, Fenster lüften). Viele sind nach wie vor der Meinung, Pausen kosten Zeit. Ja, natürlich brauchst du Zeit für eine Pause. Aber am Ende des Tages hat dich jede Pause mit mehr Energie versorgt und du hast dadurch effektiver gearbeitet. Die Mittagspause sollte ein bisschen länger sein und nicht am Schreibtisch stattfinden!
Schritt 6 | Starten und konsequent dran bleiben
Du denkst vielleicht, all das kostet dir viel zu viel Zeit in der Durchführung! Irrtum. Statistiken haben gezeigt, je besser du dich auf deinen Tag vorbereitest, umso effizienter und effektiver arbeitest du an deinen Aufgaben. Also macht es Sinn, wenn du dir dein persönliches System für ein Aufgaben-und-Zeitbudget-Manangement erarbeitest. Es spart wirklich Zeit und schenkt dir ein wunderbares Gefühl, ohne Druck und Stress. Denn du hast es in der Hand und bestimmst darüber, wie du deine wertvolle Zeit verplanst.
Und jetzt bist du dran
Ausprobieren, üben, reflektieren!
Aus ganzem Herzen empfehle ich dir, dich mit deinen Aufgaben und deiner zur Verfügung stehenden Zeit zu beschäftigen! Wenn du noch keine Aufgabenliste führst, dann beginne heute noch damit und lerne, dein Zeitbudget im optimalen Einklang mit deinen To-dos zu bringen! Du kannst nichts verlieren, sondern nur gewinnen. Das ist aus meiner Sicht das große Geheimnis für produktives und entspanntes Arbeiten! Viel Neugierde und Motivation beim Umsetzen wünsche ich dir dabei!
Herzlichst
Angelika *
Ich bin Angelika Philipp
Unternehmensberaterin & Coach
Hier findest du Inspirationen zu Selbstorganisation und Mindset. Mein Ziel ist es, dich auf deinem Weg in ein gut organisiertes Business und entspannteres Leben zu begleiten. Damit du mehr Klarheit und Freiraum für dich gewinnst.
